Samþykkt um verklagsreglur og fundarsköp stjórnar Austurbrúar ses.

Almennt

Verklagsreglum þessum er ætlað að tryggja gagnsæi, fagmennsku og lýðræði í starfi stjórnar Austurbrúar (AB).

Stjórn AB skal ávallt gæta þess við skipan eða tilnefningar félagsmanna í nefndir, stjórnir og ráð að samþykktum stofnunarinnar sé fylgt. Jafnframt skal tekið mið af siða- og verklagsreglum AB.

Stjórn AB skal gæta jafnræðis við skipan í nefndir, stjórnir og ráð og skal að öllu jöfnu ekki skipa sama einstakling til setu í fleiri en einni nefnd í einu. Gildir það jafnt um aðal- og varamenn.

Fulltrúar stjórnar AB í nefndum, stjórnum og ráðum ættu alla jafnan ekki að sitja lengur en tvö tímabil samfellt í sömu nefnd og því aðeins að lög viðkomandi „stofnunar“ kveði svo á um.

Stjórn AB getur sett á laggirnar nefndir um málefni er taka þarf á sérstaklega. Stjórnarmönnum í AB ber að mæta á alla boðaða fundi stofnunarinnar þ.e. stjórnarfundi og ársfundi. Boða skal forföll tímanlega, svo boða megi varamann.

Stjórnarmönnum í AB ber að vinna með gagnsæi og lýðræði í huga í öllu starfi sínu fyrir stofnunina og skulu gæta meðalhófs í sinni vinnu fyrir hana. Stjórn AB getur skipt sér í smærri starfshópa um einstök, tímabundin verkefni. Allar ákvarðanir slíkra starfshópa skulu bornar undir formlegan stjórnarfund, þegar vinnu hópsins er lokið og niðurstöður hans eftir atvikum bornar undir atkvæði og færðar í gerðabók AB.

Málefni stjórnarfunda AB eru bundin trúnaði, þegar það á við.

Allir sem starfa fyrir AB í stjórn, nefndum eða ráðum skulu vera þess minnugir að þeir starfa í nafni og umboði stofnunarinnar og skulu fylgja lögum, samþykktum hennar sem og siða- og verklagsreglum AB.

Um skipan stjórnar

Stjórn stofnunarinnar skal skipuð fimm aðalmönnum og tveimur til vara. Skulu tveir aðalmenn og einn varamaður koma af vettvangi sveitarstjórnarmála en þrír aðalmenn og einn varamaður skulu koma af vettvangi atvinnulífs, menntunar og menningar, svo sem segir í skipulagsskrá stofnunarinnar. Að jafnaði skal miða við að ekki sitji fleiri en einn einstaklingur samtímis í stjórn Sambands sveitarfélaga á Austurlandi og Austurbrúar ses.

Stjórn skal kölluð saman eigi síðar en 7 dögum eftir ársfund. Fyrsta fundi stýrir aldursforseti stjórnar og á honum skiptir stjórn með sér verkum. Kjósa skal formann og og varaformann.

Um störf og verksvið stjórnar

Stjórnin stýrir öllum málefnum stofnunarinnar og kemur fram fyrir hönd hennar. Undirskriftir meirihluta stjórnar skuldbinda stofnunina.

Stjórn hefur forystu um að móta stefnu stofnunarinnar til skemmri og lengri tíma ásamt framkvæmdastjóra, að teknu tilliti til samþykkta og áherslumála ársfunda. Stjórn gætir þess að skipulag og starfsemi stofnunarinnar sé jafnan í góðu horfi, upplýsir endurskoðanda, gætir að nægilegt eftirlit sé haft með reikningshaldi og meðferð fjármuna stofnunarinnar.

Stjórn Austurbrúar ses. ræður framkvæmdastjóra og ákveður starfskjör hans. Framkvæmdastjóri annast daglegan rekstur stofnunarinnar og kemur fram fyrir hönd hennar í öllum málum sem varða venjulegan rekstur. Framkvæmdastjóri ber ábyrgð gagnvart stjórn og vinnur samkvæmt ráðningarsamningi og starfslýsingu, skipulagsskrá og fyrirmælum stjórnar. Hann ber ábyrgð á fjármálum og reikningshaldi Austurbrúar ses. í umboði stjórnar og stofnaðila og annast ráðningu starfsfólks. Framkvæmdastjóri á rétt á að sitja stjórnar- og ársfundi og hefur þar málfrelsi og tillögurétt nema stjórn ákveði annað í einstökum tilvikum.

Formlegt starf stjórnar skal fara fram á stjórnarfundum. Þegar einstakir stjórnarmenn eiga þess ekki kost að sækja stjórnarfund, er þeim heimilt að taka þátt í fundarstörfum með notkun rafræns miðils, síma eða annars konar fjarfundabúnaðar. Stjórn er heimilt að taka einstök mál til meðferðar og ákvörðunar með rafrænum hætti utan hefðbundins stjórnarfundar, enda krefjist framkvæmdastjóri eða stjórnarmaður þess ekki að það sé til lykta leitt með hefðbundnum hætti. Í slíkum tilfellum hefur formaður heimild til að boða til skyndifunda(r) með skemmri fyrirvara en verklagsreglurnar kveða að öðru leyti á um, enda sé það mat hans að málefni, sem ræða skal á fundinum þoli ekki bið.

Stjórn stofnunarinnar hefur prókúru og getur veitt framkvæmdastjóra eða öðrum umboð sitt til prókúru. Stjórn áritar ársreikninga ásamt framkvæmdastjóra áður en þeir eru lagðir fyrir ársfund.

Um setu varamanna á stjórnarfundum

Forfallist aðalmaður skal hann fela formanni að boða varamann og skal þá miðað við að sömu hlutföll haldist milli fulltrúa af vettvangi sveitarstjórnarmála og fulltrúa af vettvangi atvinnulífs, menntunar og menningar.

Um skipan fagráðs

Stjórn Austurbrúar ses. er heimilt að skipa í þriggja til sjö manna fagráð til eins árs í senn. Hlutverk fagráðs er að vera stjórn til ráðuneytis um stefnumörkun og áherslur í starfsemi stofnunarinnar. Skipan í það á að endurspegla verkefni Austurbrúar og áherslur hverju sinni. Stjórn er heimilt að fjölga í fagráði eða skipa nýja fulltrúa vegna afsagnar ef þörf krefur. Stjórn Austurbrúar ses. skal kalla fagráð til fundar að lágmarki tvisvar á ári. Halda skal fundargerðir um fundi stjórnar og fagráðs.

Við val í fagráð getur stjórn haft til hliðsjónar tilnefningar stofnaðila um einstaklinga til stjórnarkjörs. Fyrst og fremst skal stjórn þó velja í fagráð til þess að auka við þekkingu, reynslu og tengsl á þeim sviðum sem stjórn telur mikilvægt hverju sinni.

Um fundarsköp

Stjórnarfundir eru lögmætir ef meirihluti stjórnar sækir fund og stjórnarmenn hafa fengið fundarboð í samræmi við reglur þessar. Afl atkvæða ræður afgreiðslu mála á stjórnarfundum. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allir stjórnarmenn hafi haft tök á að fjalla um málið. Formaður stjórnar, eða framkvæmdastjóri í umboði hans, boðar til stjórnarfunda og skal í fundarboði gera grein fyrir dagskrá fundarins. Heimilt er að boða stjórnarfundi með rafrænum hætti en skal það gert með minnst tveggja sólarhringa fyrirvara. Fundarboði skal fylgja dagskrá ásamt nauðsynlegum fylgigögnum einstakra mála. Ekki má afgreiða mál á stjórnarfundi sem varða veruleg fjárútlát eða aðrar meiriháttar ákvarðanir nema gögn um þau hafi borist með fundarboði.

Hver stjórnarmaður getur krafist stjórnarfunda. Sama rétt á framkvæmdastjóri. Halda skal stjórnarfundi a.m.k. fjórum sinnum á ári.

Formaður stýrir stjórnarfundum eða varaformaður í forföllum hans. Hann setur fund, kannar lögmæti hans, stjórnar umræðum og afgreiðslu erinda og slítur fundi þegar dagskrá hans er tæmd.

Jafnframt sér formaður um að fundargerðir séu skipulega færðar í gerðabók og að allar ályktanir og samþykktir séu rétt og nákvæmlega bókaðar.

Formaður úrskurðar um skilning á fundarsköpum en skjóta má úrskurði hans til úrlausnar stjórnar. Formaður sér um að allt fari skipulega og löglega fram á stjórnarfundum og er stjórnarmönnum skylt að lúta valdi hans að því er varðar fundarsköp og góða reglu.

Á dagskrá stjórnarfundar skal taka fyrir:

1. Öll málefni sem falla undir verksvið stjórnar Austurbrúar ses og formaður ákveður að setja á dagskrá. Óski stjórnarmaður að fá erindi tekið á dagskrá stjórnarfundar skal hann tilkynna það formanni með tillögu a.m.k. 12 tímum fyrir fund. Þó er öllum stjórnarmönnum heimilt að bera upp mál undir liðnum önnur mál á stjórnarfundum.2. Yfirlit frá framkvæmdastjóra um stöðu einstakra mála og kynningu frá öðru starfsfólki vegna starfsáætlana eða einstakra verkefna þegar við á.
3. Starfsáætlanir, fjárhagsáætlanir og rekstraryfirlit.
4. Fundargerðir nefnda sem starfa á vegum Austurbrúar og annarra vinnuhópa þegar við á.

Formaður skal eins oft og þurfa þykir yfirfara með stjórninni og framkvæmdastjóra framsetningu (efni og form) þeirra skriflegu upplýsinga sem stjórnin fær frá framkvæmdastjóra um rekstur og fjárhagsstöðu til að ganga úr skugga um að stjórnin fái þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að hún geti rækt skyldur sínar skv. starfsreglum, samþykktum og skipulagsskrá.

Um ritun fundargerða

Halda skal fundargerðabók um það sem gerist á stjórnarfundum. Stjórn velur sér fundarritara úr röðum stjórnarmanna eða lykilstarfsmanna ef þörf krefur.

Fundargerðir skal færa rafrænt í tölvu en jafnframt skal bóka í gerðabók stjórnar númer fundar, hvar og hvenær fundurinn er haldinn og að fundargerð sé færð rafrænt. Þá skal
færa í gerðabók fundarslit og greina blaðsíðutal fundargerða. Fundarmenn skulu rita nöfn sín við slit fundar í gerðabókina.

Ritari skal senda fundarmönnum rafræna fundargerð strax eftir fund og hafa þeir einn sólarhring til að gera athugasemdir við hana. Þegar athugasemdir stjórnar hafa verið færðar inn þarf að fá endanlegt samþykki frá formanni og stjórnarmeðlimum. Eftir það skoðast hún samþykkt og skal sendast út og birtast á vef stofnunarinnar. Fundargerðin skal undirrituð á næsta stjórnarfundi. Undirritaðar fundargerðir skal geyma í traustri geymslu á skrifstofum Austurbrúar.

Trúnaðarmál skal færa í sérstaka trúnaðarmálabók sem stjórn skal halda.

Samþykktar fundargerðir stjórnar Austurbrúar skal senda rafrænt til aðal- og varamanna í stjórn, fagráðs og formanns starfsháttanefndar. Þær skulu einnig birtar á vef stofnunarinnar innan þriggja daga frá því stjórnarfundur er haldinn og tilkynning um það send til stofnaðila og annarra sem ástæða þykir til.

Um vanhæfi

Um vanhæfi stjórnarmanna fer samkvæmt lögum um sjálfseignarstofnanir, nr. 33/1999, en jafnframt skal höfð hliðsjón af reglum stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Almennt gildir
eftirfarandi:

Stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri má ekki taka þátt í meðferð máls um samning gerð milli stofnunarinnar og þeirra, um málshöfðun gegn þeim eða um samningsgerð milli stofnunarinnar og þriðja manns eða málshöfðun gegn þriðja manni ef þeir hafa þar verulegra hagsmuna að gæta sem kunna að fara í bága við hagsmuni stofnunarinnar. Skylt er stjórnarmanni og framkvæmdastjóra að upplýsa um slík atvik.

Stjórnarmanni ber að víkja sæti við meðferð og afgreiðslu máls þegar það varðar hann eða nána venslamenn hans svo sérstaklega að almennt má ætla að afstaða hans mótist
að einhverju leyti þar af.

Stjórnarmenn eru ekki vanhæfir þegar verið er að velja fulltrúa til trúnaðarstarfa á vegum stjórnarinnar eða ákveða þóknun fyrir slík störf.

Stjórnarmaður sem veit hæfi sitt orka tvímælis skal vekja athygli stjórnar á því. Stjórnarmanni er heimilt við meðferð máls sem hann er vanhæfur að afgreiða að gera stuttlega
grein fyrir afstöðu sinni.

Stjórn sker umræðulaust úr um hvort mál er svo vaxið að einhver stjórnarmaður sé vanhæfur. Stjórnarmaður sem hlut á að máli má taka þátt í atkvæðagreiðslu um hæfi sitt. Stjórnarmaður sem vanhæfur er við úrlausn máls skal yfirgefa fundarsal við meðferð þess og afgreiðslu.

Árlegt árangursmat

Stjórnin skal árlega meta störf sín, verklag og starfshætti, svo og frammistöðu framkvæmdastjóra og annarra daglegra stjórnenda og þróun stofnunarinnar.

Árlegu árangursmati er ætlað að bæta vinnubrögð og auka skilvirkni stjórnarinnar og felur matið m.a. í sér að stjórnin leggi mat á styrkleika og veikleika í störfum sínum og hugi að þeim þáttum sem stjórnin telur að betur megi fara í störfum sínum.

Mat þetta skal byggja á sjálfsmati en jafnframt má leita aðstoðar utanaðkomandi aðila eftir því sem við á.

Um trúnað, talsmann og siðareglur

Stjórnarmenn eru bundnir trúnaði um umræður á stjórnarfundum stofnunarinnar og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt starfi.

Formaður er talsmaður stjórnar um þau mál sem afgreidd eru af stjórn. Eftir að ákvörðun hefur verið tekin á stjórnarfundi um tiltekin mál er það formaður sem kemur fram fyrir hönd stjórnar komi til opinberrar umræðu um þau.

Stjórnarmenn skulu jafnframt fylgja siðareglum stofnunarinnar ásamt öðrum reglum sem við kunna að eiga.

Breytingar á starfsreglum stjórnar

Breytingar á verklagsreglum þessum skulu gerðar með samþykki meirihluta stjórnar, að fenginni umsögn starfsháttanefndar Austurbrúar ses.

Frumrit verklagsreglna þessara, með áorðnum breytingum ef við á, skulu undirritaðar af stjórnarmönnum og varðveittar í fundargerðabók stofnunarinnar. Nýir stjórnarmenn skulu, þegar þeir taka sæti í stjórn, kynna sér starfsreglurnar og undirrita yfirlýsingu þar um. Skal það koma fram í fundargerð viðkomandi fundar.

Stjórnarmönnum, framkvæmdastjóra og endurskoðendum félagsins skal afhent eintak af verklagsreglum og samþykktum stofnunarinnar sem í gildi eru á hverjum tíma.

Samþykkt á stjórnarfundi Austurbrúar 13. apríl 2016.