Samþykkt um verklagsreglur og fundarsköp stjórnar Austurbrúar ses.

Almennt

Verklagsreglum þessum er ætlað að tryggja gagnsæi, fagmennsku og lýðræði í starfi stjórna SSA og Austurbrúar (AB). Þær skulu teknar til umræðu á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund/ársfund þegar breyting hefur orðið á stjórn.

Skipi stjórn eða tilnefni einstaklinga fyrir sína hönd í nefndir, ráð eða stjórnir skal gæta jafnræðis og að öllu jöfnu ekki skipa sama einstakling til setu á mörgum stöðum. Skipuninni skal fylgja skipunarbréf. Slíkir fulltrúar ættu almennt ekki að sitja lengur en tvö tímabil samfellt í sömu nefnd, ráði eða stjórn.

Stjórn SSA getur sett á laggirnar nefndir um einstök málefni er taka þarf á sérstaklega. Gefin skulu út erindisbréf, til þeirra sem sitja í slíkum nefndum, sem kveða á um hlutverk, ábyrgð, áætlaðan fundafjölda, laun og annan áætlaðan kostnað.

Um skyldur stjórnar

Stjórnarmönnum ber að mæta á alla boðaða fundi, þ.e. stjórnarfundi, árs- og aðalfundi, nema lögmæt forföll hamli. Stjórnarmönnum er heimilt að taka þátt í fundarstörfum með rafrænum hætti.

Tilkynna skal forföll tímanlega til formanns eða framkvæmdastjóra svo að boða megi varamann. Aðalmaður í stjórn SSA skal jafnan sjálfur boða varamann í sinn stað.

Stjórnarmenn eru bundnir trúnaði um umræður á stjórnarfundum og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt skipulagsskrá, samþykktum, reglum eða eðli máls. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi.

Stjórnarmönnum ber að vinna með gagnsæi og lýðræði í huga í öllu starfi sínu fyrir SSA og AB, skulu gæta meðalhófs við vinnu sína og fylgja settum siðareglum.

Stjórnarmenn skulu kynna sér lög, reglugerðir og önnur gögn er tengjast stjórnarsetunni og leitast við að setja sig vel inn í þau mál er varða starfsemina til að geta tekið upplýstar ákvarðanir.

Um verksvið stjórnar

Starf stjórnar fer eingöngu fram á stjórnarfundum nema annað sé ákveðið sérstaklega.

Stjórn hefur forystu um að móta stefnu til skemmri og lengri tíma ásamt framkvæmdastjóra, að teknu tilliti til samþykkta og áherslumála félagsfunda.

Stjórn hefur eftirlit með rekstri og sér um að lögum, reglugerðum, samþykktum og markaðri stefnu sé fylgt.

Stjórnarmenn hlutast ekki til um störf starfsmanna. Það er á ábyrgð framkvæmdastjóra.

Formaður er talsmaður stjórnar um þau mál sem afgreidd eru af stjórn. Eftir að ákvörðun hefur verið tekin á stjórnarfundi um tiltekin mál er það formaður sem kemur fram fyrir hönd stjórnar komi til opinberrar umræðu um þau, nema formaður ákveði annað.

Um stjórnarfundi og boðun þeirra

Boða skal til fyrsta stjórnarfundar nýrrar stjórnar svo fljótt sem kostur er, þó eigi síðar en fjórum vikum frá skipun stjórnar.

Einu sinni til tvisvar á ári er gerð áætlun um reglulega fundi stjórnar fram í tímann.

Heimilt er að halda stjórnarfundi með rafrænum hætti í gegnum fjarfundabúnað. Halda skal stjórnarfundi að lágmarki tíu sinnum á ári og er gert ráð fyrir að helmingur þeirra sé rafrænn.

Formaður stjórnar eða framkvæmdastjóri í umboði hans boðar til stjórnarfunda. Boðað er til stjórnarfunda með rafrænum hætti og skal það gert með minnst tveggja sólarhringa fyrirvara. Fundarboði skal fylgja dagskrá ásamt nauðsynlegum fylgigögnum einstakra mála.

Hver stjórnarmaður getur krafist stjórnarfunda. Sama rétt á framkvæmdastjóri.

Stjórnarfundir eru lögmætir ef meirihluti stjórnar sækir fund og stjórnarmenn hafa fengið fundarboð í samræmi við reglur þessar. Formaður stjórnar hefur heimild til að boða til skyndifundar með skemmri fyrirvara ef brýna nauðsyn ber til.

Stjórn er heimilt að taka einstök mál til meðferðar og ákvörðunar með rafrænum hætti utan hefðbundins stjórnarfundar telji framkvæmdastjóri eða stjórnarmaður slíkt æskilegt. Mál verða ekki afgreidd með rafrænum hætti nema afstaða allra stjórnarmanna komi fram og sú ákvörðun skal staðfest á næsta hefðbundna stjórnarfundi.

Um fundarsköp og dagskrá

Á stjórnarfundum gilda almennar reglur um fundarsköp. Formaður úrskurðar um skilning á fundarsköpum en skjóta má úrskurði hans til úrlausnar stjórnar.

Formaður sér um að allt fari skipulega og löglega fram á stjórnarfundum og er stjórnarmönnum skylt að lúta valdi hans að því er varðar fundarsköp og góða reglu.

Formaður stýrir stjórnarfundum eða varaformaður í forföllum hans. Hann setur fund, kannar lögmæti hans, stýrir umræðum og afgreiðslu erinda og slítur fundi þegar dagskrá er tæmd.

Afl atkvæða ræður afgreiðslu mála á stjórnarfundum. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allir stjórnarmenn hafi haft tök á að fjalla um málið. Ekki má afgreiða mál á stjórnarfundi sem varða veruleg fjárútlát eða aðrar meiriháttar ákvarðanir nema gögn um þau hafi borist með fundarboði.

Á dagskrá stjórnarfundar skal taka fyrir öll málefni sem falla undir verksvið stjórnar og formaður eða framkvæmdastjóri ákveða að setja á dagskrá. Óski stjórnarmaður þess að fá erindi tekið á dagskrá stjórnarfundar skal hann tilkynna formanni það að lágmarki 12 tímum fyrir fund. Þó er öllum stjórnarmönnum heimilt að bera upp mál undir liðnum önnur mál á stjórnarfundum.

Um ritun fundargerða

Halda skal gerðabók um það sem gerist á stjórnarfundum. Fundargerðir skal færa rafrænt í tölvu. Í fundargerð skal koma fram hvar og hvenær fundur fór fram, hverjir tóku þátt, hvaða mál voru rædd, hvernig atkvæði féllu við afgreiðslur og vísað skal í fundargögn sem varða málin.

Formaður ber ábyrgð á að fundargerðir séu skipulega færðar og að allar ályktanir og samþykktir séu rétt og nákvæmlega bókaðar. Fundarritun er í höndum framkvæmdastjóra eða starfsmanns sem stjórn velur til starfans.

Framkvæmdastjóri í samráði við formann skal senda fundarmönnum rafræna fundargerð innan tveggja virkra vinnudaga eftir fund og hafa þeir einn sólarhring til að gera athugasemdir við hana. Ef athugasemdir koma fram skulu þær færðar inn og síðan er fundargerðin send út aftur til rafrænnar undirritunar. Rafrænni undirritun skal vera lokið eigi síðar en viku eftir stjórnarfund. Eftir það skoðast fundargerðin samþykkt og skal birt á vef.

Trúnaðarmál skal færa í sérstaka trúnaðarmálabók sem stjórn skal halda.

Um vanhæfi

Vanhæfi stjórnarmanna skal metið samkvæmt stjórnsýslulögum nr. 37/1993, sveitarstjórnarlögum nr. 138/2011 og lögum  um sjálfseignarstofnanir nr. 33/1999 en almennt gildir eftirfarandi:

Stjórnarmanni ber að víkja sæti við meðferð og afgreiðslu máls þegar það varðar hann eða nána venslamenn hans svo sérstaklega að almennt má ætla að afstaða hans mótist að einhverju leyti þar af.

Stjórnarmenn eru ekki vanhæfir þegar verið er að velja fulltrúa til trúnaðarstarfa á vegum stjórnar eða ákveða þóknun fyrir slík störf.

Stjórnarmaður sem veit hæfi sitt orka tvímælis skal vekja athygli stjórnar á því. Stjórnarmanni er heimilt við meðferð máls sem hann er vanhæfur að afgreiða að gera stuttlega grein fyrir afstöðu sinni.

Stjórn sker umræðulaust úr um hvort mál er svo vaxið að einhver stjórnarmaður sé vanhæfur. Stjórnarmaður sem hlut á að máli má taka þátt í atkvæðagreiðslu um hæfi sitt.

Stjórnarmaður sem vanhæfur er við úrlausn máls skal yfirgefa fund við meðferð þess og afgreiðslu.

Samskipti stjórnar og framkvæmdastjóra      

Stjórn ræður framkvæmdastjóra, gengur frá starfslýsingu hans og veitir honum lausn frá störfum. Stjórn getur falið formanni að annast samninga við framkvæmdastjóra um gerð ráðningarsamnings og starfskjör, sem stjórn skal síðan staðfesta.

Framkvæmdastjóri tekur þátt í stjórnarfundum, með málfrelsi og tillögurétt. Stjórn getur þó óskað fjarveru framkvæmdastjóra undir einstökum dagskrárliðum eða á heilum stjórnarfundi. Ber framkvæmdastjóra að verða við slíkum óskum.

Framkvæmdastjóri getur kallað aðra starfsmenn inn á stjórnarfund til kynningar á einstökum þáttum í starfseminni.

Kveðið er á um hlutverk framkvæmdastjóra í ráðningarsamningi og skal verkaskipting stjórnar og framkvæmdastjóra vera skýr. Formaður og framkvæmdastjóri koma sér saman um verklag sín á milli.

Samskipti stjórnar og framkvæmdastjóra skulu byggjast á hreinskilni, heiðarleika og gagnkvæmu trausti og stuðla þannig að skilvirku og árangursríku starfi.

Árlegt árangursmat

Stjórnin skal árlega meta störf sín, verklag og starfshætti. Árangursmatið fer fram með rafrænni spurningakönnun og niðurstöður hennar eru síðan ræddar á stjórnarfundi.

Tilgangur árangursmats er að bæta vinnubrögð og auka skilvirkni stjórnarinnar og skal könnunin fela m.a. í sér að stjórnarmenn leggi mat á styrkleika og veikleika í störfum sínum og greini þá þætti sem betur mættu fara.

Árangursmatið þetta skal byggja á sjálfsmati en jafnframt má leita aðstoðar utanaðkomandi aðila eftir því sem við á.

Breytingar á starfsreglum stjórnar

Breytingar á verklagsreglum þessum skulu gerðar með samþykki meirihluta stjórnar, að fenginni umsögn starfsháttanefndar Austurbrúar ses.

Samþykkt af stjórn Austurbrúar og SSA 20. maí 2021.